ASLANEGE ÖZEL GÜVENLİK HİZMETLERİ A.Ş

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

• KAPSAM

İşbu Özel Nitelikli Kişisel Veri Yönetimi Politikası “ Aslanege Özel Güvenlik Hizmetleri A.Ş “ (“Aslanege“) bünyesinde bulunan bütün kişisel verileri işleyen departmanları, çalışanları ve 3.parti firmaları ve çalışanlarını kapsamaktadır.

İşbu Politika; Aslanege’ nin özel nitelikli kişisel verilerin güvenligine yönelik kurallarını tanımlayacak ve bu alandaki yönetimi sağlayan tüm faaliyetleri kapsayacak ve söz konusu sürecin her adımında uygulanması sağlanacaktır.

İşbu Politika Özel Nitelikli Kişisel veri olmayan veriler hakkında uygulanmayacaktır.

Konu ile alakalı olarak Mevzuatın belirlenmesi veya ilgili mevzuatın güncellenmesi durumunda, Aslanege, politikasını ilgili mevzuata uyumlu olacak şekilde güncellenmesini sağlayarak gerekliliklere uyum sağlayacaktır.

İşbu Politikanın “Aslanege“ tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olduguna kanaat getirildiği durumlarda “ Aslanege “ uygulayacağı adımları, gerek görmesi durumunda Üst Yönetime danışarak, söz konusu bu Politikayı yeniden belirleyebilecektir.

• TANIMLAR

“ Aslanege “ bünyesinde oluşturulmuş olan Kisisel Verilerin Korunmasi Ve İslenmesi Politikasi, Saklama İmha Politikası ve diğer politikalar içerisinde bulunan tanımlar işbu politika içinde geçerlidir.

AMAÇ 

Söz konusu Politika KVKK Kanunun 6. Maddesi uyarınca oluşturulan Yönetmelik içerisinde bulunan “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları “ndan sorumlu olan gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanacak ve “Aslanege“ile “Aslanege ‘nin sözleşmeye tabi olarak sorumlu kıldığı üçüncü kişiler tarafından da uyulması gereken esasları belirleyecektir.

KVKK kurulunun ( 07/02/2018 tarihinde Resmi Gazete de yayınlamıştır.)  31/01/2018 tarihli kararı uyarınca “Aslanege “ , Sicile kayıt ( VERBİS ) yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusu olduğu için uhdesinde bulunan Özel Nitelikli Kişisel Verileri, Kişisel Veri İşleme Envanterine uygun bir şekilde işlemekten, saklamaktan, söz konusu verilerin güvenliğinin sağlanmasına yönelik kuralları tanımlamaktan ve üst yönetimin sağlayacağı tüm faaliyetleri kapsayan bir politika hazırlayarak bu politikaya uygun hareket etmekten yükümlüdür.

  Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki kurallar geçerli olacaktır.

• KVKK Kanunun 4. Maddesindeki genel ilkelere uyulacaktır.
• “ Aslanege “ Kişisel verileri saklarken, silerken,  imha ederken veya anonimleştirirken KVKK Kanunun 12. Maddeside yer alan güvenlik tedbirlerine ve ayrıca ilgili mevzuatta yer alan hükümlere, KVKK Kurulunun alacağı kararlara, Veri güvenliği rehberinde belirtildiği gibi İdari ve Teknik tedbirlere ve Politika’ya uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
• Aslanege“ Bu Politika’yı hazırlayarak, tek başına Kişisel Verilerin Yönetmelik, İlgili Mevzuat ve Kanununa uygun olarak silindiği, imha edildiği veya anonimleştirildiği anlamına gelmeyeceğini kabul etmektedir.
• Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik yollarla alınan veya herhangi bir kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi, imha edilmesi veya Anonimleştirilmesi sırasında “Aslanege“  bu Politika’ya bağlı olarak hareket eder.

• KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veri içeren ve aşağıda belirtilen ortamlar, bunlara ek olarak ortaya çıkabilecek diğer ortamlardaki kişisel verileri söz konusu Politikanın kapsamına dahil etmeyi kabul eder.

• Şirket adına kullanılan Bilgisayar/sunucular/mobil cihazlar
• Şirket adına kullanılan Bilgisayar/sunucular/mobil cihazların Saklama alanları
• Mnayetik Band, Optik Disk, Mikro Fiş
• Ağ Cihazları
• USB Harddisk, USB Bellek
• Yazıcı, Parmakizi,Yüz Okuma gibi çevre birimleri
• Kağıt 
• Ağ üzerinde veri saklanmasıi yedeklenmesi amacı ile paylaşımlı / paylaşımsız Sürücüler

• ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ

• Özel Nitelikli Kişisel Veri İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler

“ Aslanege “ kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı bir şekilde işlenmesi ve erişimin engellenmesi ile ilgili her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

“ Aslanege “ KVKK Kanunda’da belirtildiği şekle göre veri işleyeceğini taahhüt eder.

“ Aslanege “ KVKK Kanunun 6.Maddesi 3. Fıkrası gereği Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlenmesi şartlarındaki istisnaların olmadıkları durumlarda;

1. “ Aslanege “  Özel Nitelikli Kişisel Verileri sakladığı durumlarda, söz konusu verileri mevzuata bağlı kalmak şartı ile “ Aslanege “ ‘ nin (  varsa Hukuk birimi’nin ve )  KVKK Ekibi’nin bilgisi dahilinde Açık Rıza alınması şartı ile işler.
2. KVKK Kanunda belirtilmiş olan istisnalar dışında, İlgili kişi ( veri sahibi )nin açık rızasının alınmadığı durumlarda söz konusu kişisel verileri saklaması yasaktır.

• “Aslanege“ tarafından İşlenen Özel Nitelikli Kişisel Veriler

1. Sağlık ve Cinsel hayat’a ilişkin kişisel veriler, ancak Koruyucu Hekimlik, Sağlık Hizmetleri, Kamu Sağlığının korunması, Tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ve finansmanının planlanması ve yönetimi amacı ile sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafında İlgili kişi ( veri sahibi )nin açık rızası alınmadan işlenebilir durumdadır.
2. Sağlık ve Cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kişilerin etnik kökeni, siyasi düşüncesi, ırkı, mezhebi, dini inancı, felsefi görüşü veya diğer inançları, dernek, vakıf yada sendika üyeliği, kılık kıyafeti, ceza mahkumiyeti ve güvenlikle ilgili verileri, genetik ve biometrik verileri; kanunda öngörülen durumlarda, İlgili kişi ( veri sahibi ), ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
3. Kişisel veriler “ Aslanege “  tarafından Kişisel İlgili kişi ( veri sahibi )nin açık rızası alınmak sureti ile işlenmekte olup, söz konusu bu Politika’nın “ Verilerin İşlenmesine ilişkin Genel İlkeler “ kısmında belirtildiği şekilde işlem görmektedir. “Aslanege “ile İlgili kişi ( veri sahibi ) arasındaki ilişkinin cinsine, türüne ve niteliğine bağlı olarak, kullanılan iletişim modellerine ve sözü geçen amaca göre farklılaşmakta ve çeşitlenmektedir. Bu veriler ayrıca Kişisel Veri Envanterinde belirtilmiştir.

• Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

 Özel Nitelikli Kişisel veriler Kişisel Veri İşleme Envanterinde belirtilen amaçlar kapsamında işlenmektedir ve bu amaçlar kapsamında ilgili yasaların ön gördüğü süreler içinde saklanabilmektedir.

• Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

“ Aslanege “  Söz konusu Politikanın “ Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları “  kısmındaki belirtilen amaçlar çerçevesinde KVKK ‘nın 8. Ve 9. Maddelerinde belirtildiği üzere yurtiçi ve yurtdışı veri aktarımı yapmaktadır. Söz konusu kişisel veriler bu kapsam dahilinde kullanılan sunucu ve elektronik ortamlarda işlenerek saklanabilmektedir.

“ Aslanege “ tarafından hazırlanan Kişisel Veri Envanterinde, veri aktarımı gerçekleştirilen taraflar ayrıca belirtilmiştir. Yapılan bu veri aktarımlarının niteliği ve paylaşımda bulunulan taraflar, İlgili kişi ( İlgili kişi ( veri sahibi ) ) ile Firma arasında bulunan ilişki cinsine, niteliğine ve türüne, yapılan aktarımın amacına ve ilgili yasal dayanaklara bağlı olarak değişmektedir. 

Kişisel verileri koruma kurulunun 07/03/2018 tarihli Resmi Gazatede yayınlanan 31/1/2018 tarihli kararı uyarınca “Aslanege “, Özeş Nitelikli veri aktaracaksa;

• Veriler e-posta yolu ile aktarılması durumda şireli olarak kurumsal e-posta adresi üzerinden veya KEP (Kayıt Elektronik Posta) yolu ile aktarılır,
• Taşınabilir USB Bellek, CD, DVD gibi media ortamları yolu ile aktarılıyorsa kriptografik metotlar kullanalarak aktarılır,
• Değişik Lokasyonda bulunan fiziksel sunucular arasında aktarma gerçekleştirilecekse, söz konusu sunucular arasında VPN veya SFTP tarzı yöntemlerle veri aktarılır,
• Veriler kağıt ortamı yolu ile aktarılıyorsa, söz konusu evrakların çalınması, kaybolması veya yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilmesi gibi riskler gözönünde bulunudurularak evraklar gizlilik dereceli belgeler formatına dönüştürülerek aktarılır,

• Veri İşleme Şartlarının Ortadan Kalkması

“ Aslanege“ Özel Nitelikli Kişisel Veri İşlenme şartlarının güncel tutulmasında sorumludur ve bu sorumluluğu tüm veri işleyenleri ile paylaşır.

“ Aslanege “ çalışanları, veri işleme şartlarının ortadan kalktığı durumlarda veri işlemeye devam edemezler.

“ Aslanege “ aşağıda bulunan listeye ve Yönetmelik’te belirtilen durumlara göre, Özel Nitelikli Kişisel Veri işlenme şartlarının ortadan kalktığını kabul eder;

• Kişisel verileri işlemenin hukuka ve dürüstlük ilkesine aykırı olması,
• Kişisel verilerin işlenmesini gerektirecek amacın ortadan kalkması,
• Kişisel veri işlemenin sadece Açık Rıza şartlarına istinaden gerçelşetiği durumlarda, İlgli kişinin Açık Rızasını geri çekmesi durumunda,

Bu kapsamda “ Aslanege “ tarafından Kişisel veri Saklama ve İmha Politikasında tanımlı olan tedbirler ve bu çerçevede alınacak olan aksiyonlar geçerli olacaktır.

• Özel Nitelikli Kişisel verilerin Güvenliği

Özel Nitelikli Kişisel verilerin işlenmesinde, KVKK Kurulunca belirlenen yeterli önlemlerin alınması esastır. Özel Nitelikli Kişisel verilerin güvenliği, Kişisel verileri koruma kurulunun 07/03/2018 tarihinde Resmi Gazetede yayınlanan 31/1/2018 tarihli kararı uyarınca aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.

• Söz konusu Veri Sorumlusu ile Çalışanlar arasında gizlilik sözleşmeleri yapılır,
• Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetki kapsamları ve süreleri tanımlanmıştır,
• Özel Nitelikli Kişisel verilerin işlenme süreçlerinde çalışanlarına yönelik kanun, mevzuat ve yönetmelikler konusunda, KVKK Kurulunun yayınlayacağı her türlü karar ve rehber ile ilgili her türlü konularda düzenli olarak eğitim verilir.
• Yetki Kontrolleri periyodik olarak gerçekleştirilir,
• Görev değişikliği veya işten ayrılma durumlarında bu alanda varolan yetkiler kontrol edilerek yetkiler derhal kapatılarak, veri sorumlusu tarafında kendilerine zimmet formu ile tahsis edilenler ilgili prosedür gereği geri alınır.

Özeli Nitelikli Kişisel verilerin muhafaza edildiği, işlendiği ve/veya erişimin sağlandığı ortamlar dijital ortamlar ( elektronik ) ise;

• Kişisel veriler kriptografik yöntemlerler muhafaza edilir ve şifreler güvenli ve farklı ortamlarda saklanır.
• Kişisel veriler üzerinde yapılan tüm işlemlerin Log’ları (yapılan hareketlerin kayıt denetim izleri) tutularak bu Log’ların güvenliği sağlanır,
• Kişisel verilerin bulunduğu tüm ortamların güvenlikleri sağlanır ve güncellemeler konusunda  gerekli takipler ilgili prosedüre göre yapılır,
• Kişisel verilere bir yazılım aracılığı vasıtası ile erişiliyorsa bu yazılıma ait yetkilendirmeler yapılmakta, ayrıca bu yazılımın güvenlik testleri belli periyotlarla yapılmaktadır. 
• Kişisel veriler uzaktan erişim gerçekleştirilmesi durumunda en az 2 kademeli kimlik doğrulama sistemi kullanılmaktadır. (VPN veya SFTP gibi )

Özel Nitelikli Kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamlarda ise;

• Özel Nitelikli Kişisel verilerin bulunduğu fiziksel ortamlara yetkisiz giriş-çıkış engellenmiştir,
• Özel Niteilikli Kişisel verilerin bulunduğu ortmaların niteliğine uygun yeterli güvenlik önlemleri (Yangın, Su baskını, hırsızlık, elektrik kaçağı vb. durumlara karşı alınan önlemler alınmıştır,

İş Bu Politika “Aslanege “ KVKK Ekibi ve Genel Müdürü tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girecek ve ilgili yerlerde yayınlanacaktır. Politikada yapılması gereken değişikliklerin yürürlüğe konulması konusunda gereken çalışmalar “KVKK Ekibi tarafından yapılacak ve Genel Müdürü tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe konulacaktır.

Mevzuat degişiklikleri, atıf yapılan bir teknik standarttaki değişme, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun işlemleri ve/veya verecegi kararlar ile mahkeme kararlan dogrultusunda “Aslanege” bu Politikayı gözden geçirme ve gerekli durumlarda Politikayı güncelleme, degiştirme veya ortadan kaldırıp yeni bir Politika oluşturma hakkını gizli ve saklı tutar. 

“Aslanege”, Politika üzerinde yaptığı tüm değişiklikleri güncellenen en son halini e-posta ve/veya kurumsal intranet üzerinden çalışanları ile paylaşacak ve erişimlerine sunacaktır.

İndirmek için bağlantıyı tıklayınız.